プロパティ項目をクイックパーツで文書中に埋め込む
Wordで文書を作成しているときに、ファイルメニューから「情報」を開くと、その文書のプロパティを参照することができる。主なものとしては、
サイズ
ページ数
単語数
編集時間
タイトル
タグ(キーワード)
コメント
などがある。
一方、Wordの挿入メニューの「テキスト」には、「クイックパーツ」と呼ばれるカテゴリーがあって、その中に「文書のプロパティ」が用意されている。
特定のプロパティ項目に相当する文字列を入れるときに、クイックパーツとして埋め込んでおけば、そこに入力した内容がプロパティにも反映される。サイズやページ数などは、自分で入れるものではないが、タイトル、タグ(キーワード)、コメントなどは、この機能を使って埋め込んでおくと便利だ。
Word文書のプロパティの中には「要約」という項目もある。ところが、これがいったいどこに保存されているのかがわからない。Windowsのファイルエクスプローラーにおける詳細表示時に見出しに使える項目にも見当たらない。逆に、見出しには、概要、件名、説明といった項目があるが、これらの情報をWordから書き込むことはできないようだ。
プロパティ情報を有効に使うには、Wordとファイルエクスプローラーの両方から参照できる情報だけを使うようにするのが無難だ。ファイルの概要や要約は、両方から参照できる「コメント」として入れておくようにするのがよさそうだ。
写真や動画はモノを言わないからプロパティで代弁
ファイルエクスプローラーを詳細表示してファイル名を一覧表示すると、ファイル名やサイズ、更新日付、日付といった項目が確認できる。ここに表示させたいプロパティ情報を追加しておこう。見出しの列を右クリックして、追加したい項目を選択すればいい。
個々のファイルについては、ファイルを右クリックしてプロパティを開けば、その詳細タブで、プロパティの値を直接書き換えることもできる。Wordの文書内でクイックパーツとして参照されている項目の値は、プロパティの書き換えがそのまま反映されるし、逆に、Wordの中で項目を書き換えれば、それがプロパティに反映される。
このように文書ファイルにファイル内容とは別のデータを埋め込んでおくと、ファイル名だけではなかなか把握しにくいファイルの素性が見えてくる。
そうはいっても、これらの情報をひとつひとつのファイルに入力していくのには膨大な手間がかかる。ただ、文書については検索が容易だが、写真や動画はものを言わない。これらのプロパティ項目を上手に使ってファイルが行方不明にならないようにしておきたい。
