わかっていればダブルブッキングは怖くない
絶対に外せない用事があったとしても、別の予定をその時間枠に入れておくことがある。いわゆるダブルブッキングだ。絶対に外せない用事をわざわざ重ねて入れるようなことはしないが、どちらに出席しようか迷い、かつ、行かなくても先方に迷惑のかからないような場合は、とにかく予定として入力してしまう。もしかしたら、どちらかの予定が中止や延期になったりする可能性もあるし、思わず早く終了して、駆けつければ別の予定に間に合うようなことだってあるかもしれないからだ。
紙の予定表とはちがい、デジタル予定表は、書き込んだ予定を移動させたり、削除したりしても、その痕跡が残らない。汚くなったりしないのだ。だから、いろんなアクシデントを想定して、予定を詰め込んでおくのがいい。そのほうが結果的にスマートに予定をこなせる。
予定は記録に変わる
予定の多くは時間枠がある。たいていは30分間だが、長くかかりそうなものでは1時間くらいを想定している。また数時間が必要な会議もあれば、終日の確保が必要なイベントもある。
予定に関する考え方はいろいろで、たとえば、ある予定のために、移動が必要な場合は、移動という行為自体も予定として入れる人もいるようだ。たとえば新宿のオフィスから大手町の会社を訪問する場合、移動に30分ほどかかると想定し、それを時間枠として別途確保したりする。
また、会議やミーティングの予定を入れるのは当たり前だとして、そのために、資料の作成など、何らかの準備が必要な場合は、そのための時間枠を確保するために、あえて予定として準備作業時間を確保しておく人もいる。つまり未来の時間枠の予約だ。それはどちらかといえばTo Doとかタスクと呼ばれているものではないかと考える人もいる。愛用のOutlookならタスクとして作成したアイテムを予定表に貼り付ければ予定アイテムになるので、あまり深く考える必要もない。
さらに予定表は過去の行動記録でもあるので、あらかじめ予定に入れていなくても、なんらかの活動をしたら、それを入力しておくようにすれば、未来の予定表が過去の記録として残る。今週はこの映画を見ると決めたら、イベントとして日をまたぐ枠を確保しておき、どこかのタイミングでその映画を見たところで、実際に見た時間枠に移動しておく。たかが予定表だが、いろんな使い方ができる。
